Ist Ihr Unternehmen Fit für das digitale Büro?
Der Einsatz von digitalen Lösungen bietet enorme Potenziale für Unternehmen, die Effizienz von Geschäftsprozessen zu verbessern, Compliance-Richtlinien besser umzusetzen sowie die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. So können laut Jeff Immelt, dem früheren CEO von General Electric, in Zukunft rund 75% der Verwaltungs-, Back-Office- und Finanzaufgaben im Unternehmen durch Roboter automatisiert werden.
Im Folgenden möchten wir für Ihr Unternehmen ein realistisches Verständnis zu den Potenzialen und Herausforderungen der ECM- und RPA-Einführung entwickeln, so dass die Diskrepanz zwischen Wunsch und Wirklichkeit bei entsprechenden Projekten möglichst gering ist.
In den letzten ein, zwei Jahrzehnten wurde viel über Roboter berichtet, die in betriebswirtschaftliche Aufgaben eingreifen werden. Die meisten dieser Roboter haben keine physische Präsenz, es handelt sich vielmehr oft um Programme, die auf Computern ausgeführt werden und heute mit Kunden per Telefon, E-Mail, Online-Chat oder sozialen Medien über sogenannte Chatbots kommunizieren.
Die Umsetzung eines digitalen Büros bedeutet aber weit mehr, als der Einsatz von Chatbots oder die einfache Beschaffung einer geeigneten Automatisierungssoftware und Entwicklung von roboterisierten Abläufen.
Automatisierungslösungen im digitalen Büro werden in der Regel durch den Begriff Enterprise Content Management (ECM) beschrieben. Eine Aufgabe von ECM ist es, Arbeitsabläufe zu standardisieren, digitalisieren und automatisieren. ECM-Lösungen sind dafür ausgelegt, auch komplizierte, vielstufige Prozesse abzubilden und durchzuführen und bringen aus diesem Grund bereits verschiedene Werkzeuge mit, um aus Informationsobjekten ganzheitliche Informationen bereitzustellen. Damit diese ihre Stärken voll ausspielen können, müssen sie in die vorhandene Systemlandschaft integriert werden, mit dem Ziel, die Verarbeitung und Nutzung von Informationen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Der Anwender soll in seinem Arbeitsalltag entlastet werden.
Die Robotic Process Automation (RPA) ist eine weiterführende Komponente, wenn es um automatische Verarbeitung von Büro- und Verwaltungsprozessen geht. RPA befasst sich ebenfalls mit Automatisierungen, allerdings mit dem Fokus, den Anwender durch unmittelbare, systemübergreifende Prozessunterstützung zu entlasten. Dies geschieht durch Software-Komponenten, die in der Lage sind, beliebige andere Software von der Benutzeroberfläche (GUI) her zu bedienen. Datenqualität und Strukturierung spielen deshalb beim Einsatz von RPA eine entscheidende Rolle.
Die Grundlage für den Einsatz für ECM und RPA Systemen sind stabile und gesamthafte Prozesse mit klar definierten Verantwortlichkeiten und der Schlüsselfaktor für die erfolgreiche Einführung. Diese müssen in einem sogenannten Betriebsmodell abgebildet sein. Das Modell ist sowohl eine abstrakte als auch eine visuelle Darstellung, wie ein Unternehmen seinen Kunden einen Mehrwert generiert und wie die Organisation tatsächlich abläuft und wird auch oft als das Business Operating Model (BOM) bezeichnet. Es stellt damit das „Betriebssystem“ des Unternehmens dar und schafft die Rahmenbedingungen für die Funktionalität der Automatisierung, regelt klare Verantwortungsbereiche und sorgt damit erst für die nachhaltige Lauffähigkeit von Roboter-Systemen. Ist dieses Betriebsmodell nicht ausreichend beschrieben oder wird nicht so gelebt, werden die Bemühungen, Automatisierungen im digitalen Büro voranzutreiben eher aussichtslos bleiben. Es bietet sich an, vorher den digitalen sowie operativen Reifegrad zu bestimmen, und dafür Hilfe von externen Beratern zu suchen.