Der Begriff Audit und dessen Bedeutung
Das Audit kann bezeichnet werden als:
- Systematische und unabhängige Untersuchung einer Aktivität, welche durch Fachpersonen durchzuführen ist.
- Konzept oder Verfahren zur systematischen Überprüfung und Bewertung über die optimale Gestaltung der überprüften Systemteile und Systemprozesse mit Hilfe von Prüffragen.
- Verfolgung von Ereignissen, so wie sie im System auftreten. Es ermöglicht das Nach-vollziehen von Ereignissen zu einem späteren Zeitpunkt, auf Basis objektiver Nachweise.
Definition aus Sicht der Norm
Die Definition in der Qualitätsnorm ISO 9000:2015 (Qualitätsmanagementsysteme – Grundlagen und Begriffe) lautet: „Systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zum Erlangen von objektiven Nachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu bestimmen, inwieweit Audit-kriterien erfüllt sind“.
- Systematisch
- Unabhängig
- Auditnachweis
- Auditkriterien
Audit als Führungsinstrument
Allgemeines
Eingaben für die Managementbewertung
Die Managementbewertung muss geplant und durchgeführt werden, unter Erwägung folgender Aspekte:
- Status von Massnahmen vorheriger Managementbewertungen
- Veränderungen bei externen und internen Themen, die das Qualitätsmanagementsystem betreffen
- Informationen über die Leistung und Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems, einschliesslich Entwicklungen bei:
- Kundenzufriedenheit und Rückmeldungen von relevanten interessierten Parteien
- Umfang, in dem Qualitätsziele erfüllt wurden
- Prozessleistung und Konformität von Produkten und Dienstleistungen
- Nichtkonformitäten und Korrekturmassnahmen
- Ergebnissen von Überwachungen und Messungen
- Auditergebnissen
- Leistung von externen Anbietern
- Angemessenheit von Ressourcen
- Wirksamkeit von durchgeführten Massnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen
- Möglichkeiten zur Verbesserung
Die Ergebnisse der Managementbewertung müssen Entscheidungen und Massnahmen zu
- Möglichkeiten der Verbesserung
- jeglichem Änderungsbedarf am Qualitätsmanagementsystem
- Bedarf an Ressourcen
enthalten.
Die Organisation muss dokumentierte Informationen als Nachweis der Ergebnisse der Managementbewertung aufbewahren (Auszug aus EN ISO 9001:2015, September 2015, Management-bewertung, Kapitel 9.3.2 Eingaben für die Managementbewertung und 9.3.3 Ergebnisse der Managementbewertung).
Betrachtet man das Qualitätsmanagement als dynamische Komponente, so kommt den Audits eine erweiterte Bedeutung zu: Sie dienen der Erfassung von Entwicklungstrends und geben den Initiatoren von Veränderungen wichtige Rückmeldungen über die Wirksamkeit ihrer eingeleiteten Massnahmen. Die Aussagekraft dieser begleitenden Audits steigt mit der Wiederholungsrate.
Bedeutung des Audits
Mit der konsequenten Durchführung von Audits sollen verschiedene Ziele berücksichtigt werden. Es können dies übergeordnete Ziele sein, aber auch spezifische Ziele wie z.B. das Prüfen eingeleiteter Massnahmen aufgrund eines KVP etc.
Weiter ist zu berücksichtigen, dass die Unternehmensziele Einfluss auf die Auditziele nehmen und in Verbindung mit diesen zu bringen sind. Somit wird das Audit zu einem Führungsinstrument und die Auditoren übernehmen eine Führungsfunktion.
Ziele der Audittätigkeit
Bei der Überprüfung und Bewertung von Managementsystemen geht es darum festzustellen, ob die qualitätsbezogenen Tätigkeiten und die damit zusammenhängenden Ergebnisse den geplanten Anordnungen entsprechen und diese tatsächlich verwirklicht und geeignet sind, die Ziele eines Unternehmens oder einer Organisation zu erreichen.
In Abhängigkeit von den Unternehmens- und Auditzielen müssen Hauptkriterien und Eigenschaften des Managementsystems festgestellt und bewertet werden, z.B.:
- Die Wirksamkeit des Managementsystems (Musskriterien)
- Die Erfüllung von Gesetzen, Richtlinien, Normen, etc. (Musskriterien)
- Verbesserungspotenziale und Korrekturmassnahmen
Die Auditziele sollen immer den Fokus auf die verschiedenen Anspruchsgruppen (Kunden, Behörden, Partner, Mitarbeiter etc.) beinhalten.
Audits können jedoch nur dann diese Erwartungen erfüllen, wenn daraus Massnahmen abgeleitet und diese realisiert werden.
- Zielfokus „Prozesse“
- Optimierungs- und Verbesserungs-potenziale in den Prozessen identifizieren
- Sicherstellung beherrschter Prozesse
- Eignung der Prozesse und Prozess-instrumentarien/Methoden vorgegebene Prozessziele zu erreichen
- Systematische Lenkung und Verbesserung der Prozesse
- etc.
- Zielfokus „Umweltschutz“
- Einhaltung der Umweltschutzvorschriften
- Eignung der Massnahmen, um Umwelt-schutzziele zu erreichen
- Verbesserungspotenziale zur Reduktion der Umweltrisiken
- Identifikation neuer oder bisher unberück-sichtigter Umweltrisiken und Gefahren
- etc.
- Zielfokus „Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz“
- Einhaltung der Vorschriften in Bezug auf Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
- Eignung der Massnahmen, um die Ziele bezüglich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz zu erreichen
- Verbesserungspotenziale zur Reduktion der Arbeits- und Gesundheitsrisiken
- Identifikation neuer oder bisher unberücksichtigter A&G Risiken/Gefahren
- etc.
- Zielfokus „Compliance”
- Einhaltung externer Gesetze und Verordnungen im Unternehmen
- Einhaltung interner Reglemente, Weisungen/Vorschriften, Befugnisse etc.
- Umsetzung der Corporate Governance im Unternehmen
- etc.
Die Auditziele können sich im Laufe der Jahre ändern. Dies vor allem in Abhängigkeit vom Reifegrad des Managementsystems.
Stehen beim Aufbau eines Managementsystems vor allem die Normkonformität und die Einhaltung interner Vorgaben im Zentrum der Audits, so sollte im Laufe der Jahre der Auditfokus sich mehr und mehr an der Optimierung und Weiterentwicklung des Systems, der Prozesse und der Unternehmensziele orientierten.
- Bei der Überprüfung und Bewertung sollten die Auditoren immer folgende Aspekte beachten:
- Was verlangen die Vorgaben wirklich?
- Welche Konsequenzen bzw. Risiken resultieren aus der Nichteinhaltung von Vorgaben?
- Welches Gewicht bzw. welchen Einfluss hat eine Vorgabe letztendlich auf das Ergebnis eines Prozesses oder in Bezug auf die Erreichung eines Unternehmenszieles?
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