Es ist geschafft. Das Vertriebsteam hat eine Spitzenleistung vollbracht. Die Auftragsbücher sind gefüllt und eigentlich hätte man noch mehr verkaufen können. Jetzt müssen wir uns aber erst einmal um die Verstärkung des Einkaufsteams und die Anschaffung einer weiteren Produktionsmaschine kümmern.
Für viele Firmen ist der erste Schritt zur Erhöhung der Fertigungskapazitäten oft unproblematisch. Erste Massnahmen sind in der Expansionsstrategie bereits eingeplant. Die weitere Skalierbarkeit eines Unternehmens hängt aber von seiner Kapazität und Leistungsfähigkeit ab. Stellen Sie sich Ihre Firma wie einen Gartenschlauch vor. Das Wasser aus dem Hahn (die Aufträge) muss nun durch den Schlauch (Prozesse Ihrer Firma) und das Endstück bestimmt, was Sie an Output liefern können.
Spülen Sie vorne nun immer mehr Aufträge rein, erzeugt das mehr Reibung und Druck (Kapazitäten und Ressourcen) – wie beim Schlauch auch, haben die Prozesse etwas Flexibilität, aber irgendwann „platzen“ diese. Denn die Prozesse bestimmen letztlich, wieviel Ressourcen und Kapazitäten Sie händeln können. Werden die Prozesse nicht an die neuen Anforderungen angepasst, kann eine Geschäfts-Skalierung schnell schief gehen.
Prozesse – Prozesse – Prozesse: Die 3 Klassen
Bei den Prozessen wird zwischen drei Klassen unterschieden. (1) Wertschöpfende Prozesse, also alle Arbeitsschritte, die Ihnen der Kunde bezahlt, (2) Supportprozesse wie z. B. Material-Bestellungen; werden benötigt, um die Wertschöpfung zu unterstützen. Die letzte Klasse (3) Verschwendungsprozesse ist nicht dokumentiert, kosten aber Geld. Hierbei geht es u. a. um Wartezeiten, unnötige Bewegungen vom Mensch und Material, etc.
Bei der Betrachtung der Prozesse sollten Sie nun systematisch vorgehen. Eine gute Möglichkeit, die Wertschöpfungs- und Supportprozesse (und damit Ressourcen und Kapazitäten) auf ihre Skalierbarkeit zu testen, besteht darin, das Unternehmen in verschiedene Szenarien zu versetzen. Wenn das Unternehmen beispielsweise über Nacht einen doppelten Durchschnittsumsatz erzielen würde, hätte es die Mittel, die Aufträge zu erfüllen? Wenn Unternehmen mit einer detaillierten Umsatzprognose beginnen, können sie diese Szenarien basierend auf der Anzahl der Kunden, Bestellungen und den Einnahmen ausführen, die sie generieren möchten. Dann wird schnell klar, ob z. B. Maschinen angeschafft und das Personal aufgestockt werden muss (alternativ Arbeiten outsourced werden können).
Die unterstützenden Prozesse können Sie gleich darauf hin überprüfen, ob diese nicht digitalisiert werden könnten. Erfahrungsgemäss sind rund 15…30% der unterstützenden Arbeiten automatisierbar: ERP (Enterprise-Ressource-Planning) Systeme für Bestellungen, CRM (Customer-Relationship-Management) Systeme können den Vertrieb bei der Arbeit entlasten. Die Möglichkeiten heute sind vielfältig, bis hin zur papierlosen Produktion.
Generell gilt: „Keep Processes Simple“. Komplizierte Prozesse erfordern mehr Ressourcen, Meetings, Kosten und Brainpower, was sowohl Mitarbeiter als auch Kunden frustrieren kann. Daher sollten sich Unternehmen Bemühen, den Betrieb so einfach wie möglich zu halten, von der Produktentwicklung bis zur Einkaufsreise.
Aus diesem Grund bietet sich mit jeder Verbesserung / Neubetrachtung der ersten zwei Prozessklassen die Untersuchung der 8 Arten der Verschwendung (unnötige Transporte, zu hohe Materialbestände, unnötige Bewegung, Wartezeiten, Überproduktionen, überdimensionierte Prozesse, Nacharbeit/Schrott, nicht genutzte Kreativität der Mitarbeiter) an. Gemba-Walks durch die Produktion und den administrativen Bereichen – zusammen mit den Teamleitern und Schichtführern – sollten zusätzlich mindestens einmal im Jahr durchgeführt werden. Dabei besucht die Produktion auch die Administration/Konstruktion und umgekehrt.
Was kommt nach der Optimierung der Prozesse?
Für eine weitere Skalierung Ihres Unternehmens spricht nichts dagegen, neben den bestehenden Prozessen und Kernkompetenzen auf neue Innovationen und/oder Märkte zu schauen und ein Benchmarking mit Ihrem Wettbewerb durchzuführen. Dazu bieten sich Business-Modell-Betrachtungen und Assessments im Vertrieb und der Konstruktion an.